Jak zorganizować niezapomniany event?

Organizacja dużych imprez firmowych, konferencji lub wyjazdów dla pracowników to spora operacja logistyczna. Jeszcze zanim uczestnicy znajdą się na miejscu, osoba pełniąca funkcję event managera musi wykonać ciężką pracę, aby wszystko dopiąć na ostatni guzik.

Miejsce ma znaczenie

Zadanie wydaje się nieco mniej karkołomne, jeśli firma w miarę regularnie organizuje duże wydarzenia dla pracowników lub klientów. Wówczas miejsca eventowe w Warszawie zna z poprzednich spotkań. Gorzej, jeśli są to działania planowane raz na jakiś czas. Wówczas trzeba się nastawić na głębszą analizę branży. Warto zbierać informacje o salach szkoleniowych nawet wtedy, gdy nie planujemy ich wynajmu. Mogą się przydać później. Warto szukać informacji o zapleczu, dotyczącym technologii, tłumaczeń i caterignu. Zbierać dane o cenniku, dostępności, lokalizacji. Świetnie do tego celu nadają się portale branżowe oraz grupy tematyczne w mediach społecznościowych. Uczestnicy eventów chętnie dzielą się wrażeniami z wydarzenia.

Grupa docelowa

Przy wyborze miejsca eventowego w Warszawie najważniejsza jest liczba planowanych gości. To ona określa liczbę potrzebnych sal oraz miejsc noclegowych. Lokalizacja zależy także od tego, na jaki efekt liczy firma. Czy planuje event o kameralnym klimacie, czy zależy jej na prestiżowym wydarzeniu, o którym będą wspominać media. Od tego zależy rodzaj obiektu: miejsce zabytkowe, restauracja lub centrum konferencyjne. W szkoleniu dla pracowników najważniejsze jest zaplecze naukowe i techniczne. Bez względu na to kogo zapraszamy i w jakiej ilości, trzeba sprawić, żeby uczestnicy na długo i dobrze wspominali event.

Smacznie i wygodnie

Event to zwykle wiele godzin a nawet dni, spędzonych w gronie mniej lub bardziej znanych osób. Jeśli ma być przyjemny, uczestnicy muszą liczyć na wygodę. A to przede wszystkim dobry dojazd i właściwa ilość miejsc parkingowych na miejscu. W miejscach eventowych w Warszawie standardem powinno być własne lokum do odpoczynku, dostępność windy i nieograniczony dostęp do wody i innych napojów orzeźwiających. Uczestnik powinien mieć możliwość korzystania z wszystkich materiałów również w formie elektronicznej. Należy ustalić przerwy kawowe i lunchowe. Ważne jest menu oraz miejsce podania – osobna sala lub barek z przekąskami w sali konferencyjnej. Firmy cateringowe są w stanie zapewnić posiłki nawet dla wegetarian, cukrzyków i alergików.

Zapraszając uczestników na dłużej niż kilka godzin, warto pomyśleć o dodatkowych atrakcjach w czasie wolnym. Mogą to być zajęcia tematyczne, do wyboru. Zintegrują gości i zostawią miłe wrażenia po spotkaniu.