Jak i gdzie zorganizować spotkanie biznesowe?

Spotkania biznesowe w Warszawie przestały się kojarzyć ze sztywnie zaplanowanym wydarzeniem. W dobie małych firm jednoosobowych i startupów coraz częściej odbywają się w mnij formalnym stylu. Choć ich znaczenie jest nadal tak samo istotne, jak kiedyś.

Poza biurem

Mniej lub bardziej oficjalne spotkania biznesowe przekroczyły progi biur i wyszły “w miasto”. Takie rozwiązania coraz częściej preferuje nawet kadra menadżerska dużych przedsiębiorstw i korporacji. O wiele łatwiej rozmawiać na neutralnym gruncie, który nie krępuje oficjalnym wnętrzem, jak biurowce. Wybór miejsca na spotkanie może korzystnie wpłynąć na przebieg rozmów. Kompromis łatwo osiągnąć nawet przy kawiarnianym stoliku, wystarczy, że nie wybierzemy miejsca zbyt głośnego. Spotkania biznesowe w Warszawie warto organizować w miejscu, gdzie można swobodnie usiąść i popracować przy laptopie. Rozłożyste kanapy czy wysokie hokery niespecjalnie będą sprzyjać skupieniu.

Kolacja biznesowa

Nie mija moda na kolacje biznesowe, zwłaszcza w eleganckich restauracjach. Taka forma spotkania sprawia, że nasz partner czuje się wyróżniony. Jeśli rozmowy mają mieć charakter tajny, warto zadbać o wydzieloną przestrzeń w lokalu lub osobne pomieszczenie. Niektóre restauracje mają osobne miejsce do degustacji wina lub cygara To dobra przestrzeń do wymiany kameralnych komunikatów bez udziału osób trzecich. Bywają przypadki, kiedy rozluźnienie atmosfery nie wchodzi w grę. Wówczas warto pomyśleć o wynajęciu mniejszej sali konferencyjnej, której warunki i wyposażenie warto wcześniej sprawdzić. Perfekcyjnie przygotowane spotkanie będzie dowodem na nasz profesjonalizm.

Bezpieczne dane

Spotkania biznesowe w Warszawie muszą uwzględniać bezpieczeństwo danych firm, których przedstawiciele się spotykają. Żadna osoba postronna nie powinna mieć dostępu do wrażliwych danych, na przykład wyświetlanych na ekranie monitora. Istnieje proceder tak zwanej wzrokowej kradzieży, zwanej “snoopingiem”. Jest on bardzo niebezpieczny zwłaszcza w obliczu rozporządzenia RODO. Zgodnie z nim niewłaściwe wykorzystanie wrażliwych informacji może kosztować nawet 10 mln euro lub 2 proc. rocznego obrotu firmy. Wystarczy obserwacja miejsca spotkania i jego ocena aby nabrać niemal pewności, że spotkanie biznesowe jest niezagrożone pod kątem bezpieczeństwa.

O tym, jakie wybraliśmy miejsce na spotkanie biznesowe powinni wiedzieć wszyscy jego uczestnicy. Wysyłając informację należy poprosić o potwierdzenie otrzymania maila oraz przybycia.