Jak prawidłowo zorganizować konferencję?

Wielu przedsiębiorców przestało już wychodzić z założenia, że sprzedaż jest dla danej firmy najważniejszym i jedynym źródłem przychodu oraz rozwoju marki. Równie istotną częścią sprawnego funkcjonowania interesu są relacje publiczne i żywy kontakt z otoczeniem. Kluczowym narzędziem do prowadzenia dialogu z odbiorcami jest konferencja. W jaki sposób fachowo przygotować się do tego wydarzenia? Oto jak wygląda jego organizacja w praktyce.

Temat konferencji

Głównym punktem, od którego powinniśmy wyjść zanim jeszcze zaczniemy myśleć stricte o organizowaniu konferencji, jest jej temat. Bez nakreślonej koncepcji niemożliwe jest zaplanować spotkania, które zadowoli jego uczestników. Temat konferencji ma być przede wszystkim ciekawy – powinien zawierać aktualności niedostępne wcześniej dla jej uczestników i prasy oraz być przedstawiony w atrakcyjny sposób.

Kiedy i gdzie?

Jeśli mamy ustalony już temat konferencji, warto zadbać o synchronizację miejsca i czasu zebrania. W końcu zależy nam, aby pojawiło się na nim jak najwięcej osób. Należy podjąć wszelkie starania, aby tego samego dnia podobnego wydarzenia nie zorganizowała konkurencja. Wybór miejsca również nie powinien być przypadkowy.

O organizacji konferencji powinniśmy poinformować prasę odpowiednio wcześniej – niezależnie od tego, czy mamy stałe relacje z dziennikarzami, czy chcemy rozszerzyć grono klientów o odbiorców z nowych kanałów komunikacji.

Kiedy dopełnimy formalności związanych z organizacją miejsca i czasu konferencji, powinniśmy zastanowić się, czy nie warto zaprosić ważnej osobistości (kogoś popularnego i cieszącego się dużym uznaniem) związanej z tematem naszego spotkania. Z pewnością przyciągnie ona tłumy dziennikarzy i sprawi, że wydarzenie stanie się jeszcze bardziej atrakcyjne dla potencjalnych odbiorców.

Scenariusz jest najważniejszy!

Każda konferencja musi mieć skrupulatnie przygotowany scenariusz, którym organizator będzie posługiwał się od początku do samego końca jej trwania. Postarajmy się nie zasypywać gości informacjami i opublikować je w dość krótkim czasie. Zbyt długi czas trwania sprawi, że uczestnicy przegapią punkt kulminacyjny, albo szybko się zniechęcą. To grozi natomiast ich nieobecnością podczas organizacji kolejnych spotkań. Optymalną długość to ok. 30-45 minut – daje możliwości sprawnego zaprezentowania produktu/usługi i pozwala na wygospodarowanie czasu na pytania.

Wyznacz budżet

Organizacja konferencji wiąże się ze sporym wydatkiem. Jeśli zależy nam na stałym kontakcie z potencjalnymi klientami i dobrej prasie, warto przeprowadzać ją dość regularnie. Wręcz obowiązkowe jest sprawdzenie budżetu i jego kontrola. Dobrym sposobem jest porównanie efektu, jaki chcemy osiągnąć, do planowanego wydatku. Gdy konferencja będzie kosztować nas majątek, a wspomni o naszej firmie tylko niewielka część gości, wtedy jej organizowanie jest bezcelowe.

Warto też pamiętać o tym, że idealnie zorganizowana konferencja nie może obejść się bez apetycznie wyglądającego stołu z przekąskami!

Zadbaj o swoich gości

Tuż przed rozpoczęciem konferencji każdy z gości powinien dysponować wcześniej zredagowanym zestawem kluczowych informacji. Sprawna organizacja konferencji to nie tylko kawa i ciastka, ale przede wszystkim rzetelne poprowadzony dialog z innymi. Taki pakiet nowinek powinien zawierać notatkę przedstawiającą tło danego tematu i spis osób występujących – organizatorów, gości honorowych etc. Dodatkowym jego atutem będą różne infografiki i ulotki, które w skrócie przedstawią omawianą koncepcję.

Niezwykle ważną częścią jest późniejsze opracowanie czytelnej bazy danych dziennikarzy oraz przybyłych gości. Najlepiej, gdy każdy z nich przekaże organizatorowi swoją wizytówkę lub jakikolwiek kontakt. Po spotkaniu miłym gestem będzie wysłanie osobistych podziękowań za czynny udział w konferencji, bądź jej organizacji. To również doskonała szansa na rozwój firmy pod względem popularności wśród ludzi i w prasie.

Gdzie zorganizować konferencję?

Idealnym miejscem na organizację konferencji, w przypadku stolicy, może być przestrzeń eventowa Piekno. Mieszczący się przy ul. Szpitalnej 8A w Warszawie lokal posiada ponad 400 metrów kwadratowych powierzchni biznesowej, w której organizowane są m.in. konferencje, wystawy, wernisaże, szkolenia, imprezy okolicznościowe i spotkania autorskie.

Piekno zajmuje się całkowitą aranżacją, zapleczem technicznym, oprawą muzyczną i artystyczną w celu spełnienia wszystkich oczekiwań swoich klientów. Lokalizacja w centrum miasta oraz unikatowa aranżacja wnętrz to największe atuty. Piękno oferuje wyjątkowy charakter i stanowi alternatywę do znanych już wszystkim powierzchni biznesowych. Chcesz zorganizować konferencję idealną? Zastosuj się do powyższych wskazówek i wybierz Piękno!