Czym zajmują się agencje eventowe? Najlepsze agencje w Warszawie

W wielu przedsiębiorstwach znaczącą rolę pełnią różnego rodzaju eventy firmowe. Każda korporacja potrzebuje pozytywnych opinii społeczeństwa, by wzbudzić zaufanie i zbudować silną markę – organizacją kompletnych wydarzeń firmowych z dużym powodzeniem może zająć się dla nas agencja eventowa.

Czym zajmują się agencje eventowe?

Agencje eventowe zajmują się szeroko rozumianą organizacją imprez. Nie dotyczy to wyłącznie imprez w dosłownym tego słowa znaczeniu. Zakresem działalności takich agencji są m.in. spotkania biznesowe, wystawy i wernisaże, szkolenia i warsztaty, a nawet imprezy okolicznościowe. Agencja eventowa zajmuje się kompleksowym przygotowaniem wydarzenia, zarówno od strony technicznej (zapewnienie sprzętu audio-wizualnego) i merytorycznej (określenie tematu, rozpisanie dokładnego planu). Jest to istotne ze względu na wartości, jakie organizatorzy chcą przekazać uczestnikom wydarzenia.

Jako osoby prowadzące działalność, nie zawsze mamy doświadczenie w organizacji eventów. Nie zajmujemy się tym na co dzień, więc to całkowicie zrozumiałe, że nie zaplanujemy ich w taki sposób, by uczestnicy byli w pełni usatysfakcjonowani. Postawienie na agencje eventowe to zaufanie osobom, które zorganizowały takich spotkań setki, jak nie tysiące – wiedzą więc jak dotrzeć do klienta, dysponują kreatywnymi pracownikami i współpracują z dziesiątkami podwykonawców oraz obiektów.

Jakie są zalety agencji eventowej?

Dobra agencja eventowa będzie miała dużą wiedzę na temat rynku, potencjalnych odbiorców i ich preferencji. Nieprawidłowe określenie grupy docelowej jest często największym błędem popełnianym przez osoby organizujące eventy. Znajomość branży sprawia, że agencja nadaje się do tego idealnie. W dodatku po wcześniejszym zaplanowaniu danego wydarzenia i zorganizowania go, dochodzi najczęściej do przeprowadzenia badań marketingowych, które pokierują działalnością firmy – wskażą jej zalety i zwrócą uwagę na wady.

Korzystanie z usług agencji eventowych wiąże się z kompleksową obsługą imprezy. Organizatorzy muszą postawić nie tylko na dopięcie rzeczy czysto technicznych i merytorycznych, ale także zadbać o promocję wydarzenia. Nie może dojść do sytuacji, w której wszystko jest dopięte na ostatni guzik, ale frekwencja jest poniżej oczekiwań z powodu braku informacji w mediach.

Kto zorganizuje event?

W celu zaplanowania eventu, warto zgłosić się jednak tylko do jednej agencji. Może się zdarzyć tak, że zbyt duża liczba zapytań wytworzy chaos nie do opanowania. Współpraca skupiona od początku do końca na jednej firmie pozwoli na przygotowaniu oferty i dostosowaniu jej do potrzeb klienta. Odbywa się to najczęściej w postaci tzw. briefu. Powinny się w nim znaleźć informacje o grupie docelowej, wiek uczestników, informacje o hierarchii w firmie, opisanie poprzednich wydarzeń, kwestie zakwaterowania etc.

Klient – przed podjęciem decyzji o współpracy – powinien zwrócić uwagę na kilka aspektów. Przy wyborze agencji eventowej musimy poznać ludzi, którzy organizują imprezy, poznać ich spojrzenie na dane wydarzenie, doświadczenie w branży itp. Warto zapoznać się z opiniami innych. Dobrą decyzją będzie na pewno dyskusja na temat wglądu całego eventu. Jeśli koncepcja powstanie, następnym krokiem będzie sformułowanie programu imprezy. Dobra agencja eventowa potrafi stworzyć program, który wydobędzie z ludzi to, co najlepsze.

Piękno eventu w profesjonalnej agencji

Idealnym miejscem, realizującym także usługi oferowane w agencjach eventowych, jest przestrzeń Piekno. Mieszczący się przy ul. Szpitalnej 8A w Warszawie lokal posiada ponad 400 metrów kwadratowych powierzchni biznesowej, w której organizowane są imprezy wszelkiego rodzaju. Piękno zajmuje się całkowitą aranżacją, zapleczem technicznym, oprawą muzyczną i artystyczną w celu spełnienia wszystkich oczekiwań gości. Lokalizacja w centrum Warszawy oraz unikatowy wystrój wnętrz to jej największe atuty. Jeśli oczekujesz profesjonalnej obsługi i zaufania w kontaktach biznesowych, postaw na Piękno!